Vad är elektronisk fakturahantering?

Elektronisk fakturahantering (på engelska: AP automation) gör det möjligt för företag att hantera leverantörsfakturor helt utan manuell handpåläggning. Leverantörsreskontra kan då arbeta i ett helt  digitalt arbetsflöde och automatisera repetitiva arbetsuppgifter för att spara tid och betala leverantörerna snabbare. 

Processen för elektronisk fakturahantering börjar med att samla in fakturadata i digitalt format, vanligtvis med hjälp av en lösning för fakturaskanning och datafångst. 

En lösning för elektronisk fakturahantering kan automatisera kontering och distribution av fakturan genom det digitala arbetsflödet, baserat på förkonfigurerade regler och logik.

Elektronisk fakturahantering integreras med ett företags affärssystem (även kallat ERP, Enterprise Resource Planning) och överför data sömlöst mellan de två systemen för att möjliggöra hög synlighet och tillgång till uppdaterad data. 

Med elektronisk fakturahantering på plats kan företag avsevärt minska risken för bedrägerier. Ledning och leverantörsreskontra får oöverträffad insyn och rapporteringskapacitet i flödet av fakturor och transaktioner för hela företaget.

Elektronisk fakturahantering kan ge betydande kostnadsbesparingar för ett företag utöver de förväntade besparingarna från att eliminera manuella uppgifter. Företag kan optimera sin leverantörsportfölj, undvika dubbletter eller felaktiga betalningar och dra nytta av kassarabatter vid tidig betalning. 

Hur kan man automatisera fakturahantering?

Organisationer som vill automatisera leverantörskontra implementerar vanligtvis en elektronisk fakturahanteringslösning som är kopplad till affärssystemet och potentiella andra applikationer på plats. Idag finns det en mängd molnbaserade alternativ på marknaden som passar företag i alla storlekar och branscher. 

Automatiserad fakturahantering fungerar olika beroende på vilken typ av leverantörsfakturor som hanteras. För indirekta kostnader (omkostnadsfakturor) sköter fakturahanteringslösningen automatiskt datafångst, kontering och distribution av fakturan till lämplig attestant inom organisationen.

För direkta kostnader där det finns en inköpsorder (varufakturor), kommer fakturahanteringslösningen att  automatiskt matcha fakturadata mot inköpsordern och, om allt överensstämmer, skicka fakturan direkt för betalning utan någon som helst mänsklig handpåläggning. Detta är vad som kallas beröringsfri fakturahantering och slutmålet för automatisering på leverantörsreskontra.

Hur väljer man lösning för elektronisk fakturahantering?

Företag som vill automatisera fakturahanteringen bör undersöka olika alternativa lösningar noggrant för att hitta en lösning som passar bäst för deras organisation. Det är avgörande att den valda fakturahanteringslösningen kan stödja alla olika scenario för fakturahantering för det specifika företaget, så att man kan förverkliga full automatisering och besparingar i tid och kostnad.

Dessutom är det viktigt att förstå hur den nya fakturahanteringslösningen integreras med befintligt affärssystem för att säkerställa synkronisering av data och en effektiv process som tar bort manuella steg och levererar en hög grad av automatisering.