Vad är e-Invoicing?

En e-invoice är en faktura som utfärdas, tas emot och behandlas elektroniskt mellan en leverantör och en köpare. Det används oftast i affärstransaktioner mellan en organisation och dess leverantör. Från skapelse till mottagande, ända ner till bearbetning, är det elektroniskt och digitalt i alla aspekter av livscykeln.

Olika typer av e-invoicing

Visuella digitala format 

I visuella format för e-fakturor är den primära bedömningsgrunden visualisering av innehållet, vilket förutsätter mänsklig bearbetning, såsom:

• .pdf, digitalt dokumentformat (vanligt e-postmeddelande)  
• .jpg, .png, .gif (vanliga bildformat)  
• .tif (common in scanning solutions) 

Data format

I dataformat är den primära bedömningsgrunden datorbearbetning av data, men vissa format kan också ge visualisering. 

Ostrukurerad – data kan inte läsas automatiskt från dokumentet till redovisningssystem:

• Spreadsheets, word processors, etc.
• HTML – Vanligt i e-postmeddelanden och webbplatser 

Strukturerad – data kan läsas automatiskt från dokumentet till datorsystem: 

• Standardiserade – datafiler baserade på allmänt delade specifikationer EN 16931, UBL, CII, EDIFACT, etc.  
• Ostandardiserade – interna datafiler vars struktur inte följer allmänt delade specifikationer  

Fördelarna med e-invoicing

Det finns många fördelar med att använda e-Invoicing. Till att börja med, genom att ersätta det fysiska pappersformuläret med ett digitalt formulär kan fakturan hanteras och arkiveras mer effektivt. Detta möjliggör betydande besparingar i utskrift, porto, dirigering inom kontoret och arkivering. Dessa kan uppnås med digitala bilder av fakturan såväl som med strukturerade e-fakturor som nämns ovan. 

Genom att göra data läsbart via maskin tas behovet av att manuellt visa och läsa en visuell form av fakturan bort. Det tar också bort det manuella arbetet hos personal som arbetar på kundavdelningar som matar in fakturainformationen i ett ekonomi- eller affärssystem. Detta ger betydande besparingar i mänskliga resurser och minskar fel i datainmatningen. 

Det kan också ge olika bidrag till ekonomisk hälsa. Den stöder prioriteringar för den offentliga politiken, t.ex. minskning av underskott i den offentliga sektorn, finansiell insyn och främjande av hållbar utveckling. De kan också bidra väsentligt till kostnadsreduktion och effektivitet i den offentliga sektorn, samt skapa möjligheter för den offentliga sektorn att anta dessa digitala processer.

När är e-Invoicing lämpligt för företag?

Om du funderar på att utfärda e-fakturor till andra företag kan det vara värt att överväga följande:

• Titta igenom din kundbas - har du tillräckligt många kunder som kan få e-invoices? 
• Hitta en lösning som kan betjäna hela din kundbas, oavsett vilket format de vill få sina fakturor i. 
• Skulle du kunna förhandla om rabatter vid tidig betalning om du fakturerar dina kunder med e-fakturor? 
• Att börja litet med en kund och rulla ut e-fakturering gradvis kan vara värt att titta på. 

Om det är något som passar ditt företag, att ta emot och bearbeta e-fakturor, överväg följande: 

• Spenderar ditt kontoteam mycket tid på att följa upp fakturafel och frågor? 
• Använder du en särskild resurs för att återställa fakturainformation som du får i antingen pappersformat eller oläsligt elektroniskt format? 
• Har du sociala ansvarsmål kring snabbare betalning av fakturor till småföretag? 
• Använder du mycket papper och resurstunga manuella hanteringsprocesser? 
• Använder ditt företag extern finansiering?